Web Séminaire

Edito

Ce document  intitulé ‘ Les bonnes pratiques pour réussir ses Web séminaires ’ est par conséquent destiné  aux sociétés/entreprises désirant bénéficier, entre autres, d’avantages concurrentiels décisifs grâce à l’organisation de ces événements de marketing en ligne, appelés Web séminaires- Webinars- Conférence en ligne. Il contient une liste de conseils ou de bonnes pratiques issues d’une expérience de 4 années d’organisation de web séminaire forte audience sur des environnements de Web conférence. Le ROI retour sur investissement, étant un point fort majeur dans le cadre de ces projets, il est néanmoins recommandé de ne pas sous-estimer des étapes importantes qui pourraient dégrader la qualité de la prestation au final et ne pas produire le retour escompté.

Qu’est ce qu’un Web Séminaire ou Webinar ou Séminaire Web ?

Le Web séminaire est un événement qui se déroule sur le web en direct à une heure précise et qui vous permet sans quitter votre bureau, ou même à partir de votre mobile, d’assister à des présentations. Ces événements peuvent être organisés dans le cadre de réunions de travail, de formations à distance ou de présentations dans le but d’obtenir des opportunités commerciales. C’est un outil où tous les participants voient et entendent la même chose au même moment et qui peut également être interactif puisque les participants peuvent poser des questions ou intervenir sur des sondages. La plupart du temps, ce type de séminaire est enregistré permettant ainsi aux personnes qui n’ont pas pu y assister de le voir en différé.

Le Web séminaire peut être utilisé pour imprimer l’identité forte de l’instance communicante. En favorisant la rapidité et la fluidité de l’information, le Web séminaire apparaît comme un média capital pour communiquer et mettre des hommes en relation.

Terminologie  des Web séminaire:

Participants : les personnes qui assistent au Web séminaire et qui peuvent poser des questions et répondre au sondage.

Intervenants : les personnes qui vont réaliser la présentation en déroulant leurs slides par exemple et qui vont répondre aux questions.

Organisateur : la personne ayant en charge la responsabilité technique du web séminaire,  du paramétrage, qui doit s’assurer du bon fonctionnement et du lancement du séminaire, envoyer les sondages, gérer les musiques d’attente, les enregistrements, les passages de main, rattraper les personnes qui ne peuvent pas se connecter, générer les rapports et éventuellement poser les questions.

Les objectifs des Web séminaire

Nous resterons simplement  dans le cadre de la réalisation de Web Séminaires qui auraient pour but de générer des opportunités commerciales ou des leads, les aspects formations ou réunions ne seront donc que très peu abordées dans ce document.

L’objectif principal des Web Séminaires est de s’appuyer sur la collaboration interactive des différentes parties prenantes dans le but de créer et diffuser des contenus qui participeront à la notoriété de la société et de ses produits, à son image et à la fidélisation de ses prospects et clients.

Une des premières choses importantes est de définir vos objectifs en termes d’audience : vous pouvez très bien organiser un Web séminaire à faible audience mais pour des gens bien qualifiés. Dans ce cas, le thème sera peut-être plus précis ou plus spécialisé. A l’inverse, vous pouvez organiser un Web séminaire à plus large audience vous permettant de présenter l’ensemble de votre offre et de définir des sondages suffisamment précis pour que vous puissiez par la suite redéfinir d’autres séminaires beaucoup plus spécialisés.

 Conception de l’événement

La présentation

Si l’on met de coté les aspects qui rendront votre présentation attrayante que ce soit par des animations, vidéo, webcam …,

la durée à prévoir est variable et fonction de votre type de présentation ; 30 minutes de présentation et 15 minutes de questions réponses sont une moyenne, mais vous pouvez très bien entrecouper vos présentations par des sondages ou des séances de questions-réponses et réaliser des Web séminaires de 2h, l’important est de garder de l’interactivité pour que votre public reste en alerte. Une autre possibilité consiste à réaliser plusieurs Web séminaires de 1h dans la même journée en laissant des pauses entre chaque session.

Dans le cas d’une présentation sous PowerPoint les règles sont généralement de 3 minutes par slide dans une salle de réunion mais dans ce cas, vous pouvez capter l’attention du public par votre mobilité ou vos déplacements ainsi qu’en répondant à quelques questions, nous privilégierons pour un Web séminaire un plus grand nombre de slides soit au minimum 25 slides pour 30 minutes, vous pouvez même allez jusqu'à 60 à 70 slides  pour 30 minutes pour garder une bonne dynamique sur les moniteurs. Dans ce cas il suffit de réduire le nombre d’information par slide et d’ajouter beaucoup plus de visuels.

Par ailleurs nous vous conseillons plutôt d’afficher ce type de présentation sans partage d’écran si possible, ceci permettant à l’organisateur de transmettre des messages aux participants durant la présentation ou de voir venir les questions.

Une combinaison alliant démonstrations de produits et présentations PowerPoint animées sont par exemple souvent demandées.

Définir une date

Choisir une date n’est pas une tâche aisée, il s’agit bien évidemment d’éviter les mois d’été, les vacances scolaires ou encore les ponts. Nous suggérons également de vous renseigner à l’avance sur les dates de congés des différents intervenants, surtout si l’audience est internationale. Ensuite il ne vous reste plus qu’à trouver le jour de la semaine le plus intéressant en évitant le lundi matin et le vendredi après midi.

Définir une heure

La date étant choisie, définir l’heure sera fonction de la catégorie des personnes qui seront conviées, par exemple dans le cas d’une présentation de type informative ou de formation pour des salariés, le plus simple est d’utiliser des horaires comme  9h, 11h ou 14h .

Pour des séminaires où les participants ont des responsabilités de direction technique, informatique ou autre, des horaires comme 17h donnent de bons résultats, car c’est généralement le moment où les réunions internes se terminent et où la disponibilité des participants est la plus importante.

Les invitations

Le taux d’inscription va dépendre de beaucoup d’éléments, tout d’abord par le message que vous allez envoyer, l’emailing, est généralement la solution la plus utilisée pour capter du monde à partir de ses bases de contacts, de location ou d’achats car les personnes qui le recevront ont déjà en leur possession la connexion internet et le matériel nécessaire pour suivre l’événement.

Différents éléments sont à prendre en compte pour la conception d’une bonne invitation :

• La qualité des adresses email que vous allez utiliser, adresses connues…
• Le  titre ou l’intitulé du thème proposé
• L’adresse email d’envoi
• La date entre l’envoi des invitations et l’événement
• L’impact de l’objet dans le mail par rapport à votre cible
• La contenu de l’email ou le slogan par rapport à votre cible et sa qualité
• Votre capacité à passer les filtres anti-spam
• Les dates et l’heure choisies en fonction de votre public cible

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